Rechnungen prüfenund bezahlen.
XRechnung und ZUGFeRD werden strukturiert ausgelesen. Papier und einfache PDFs liest die Texterkennung. Ihr Team gibt frei, RPS erzeugt die SEPA-Datei und meldet ablaufende Skontofristen.
- Jahre Lizenzlaufzeit
- 10Jahre Lizenzlaufzeit
- Verfügbarkeit laut SLA
- 99,9 %Verfügbarkeit laut SLA
- Rechenzentren in Deutschland
- 2Rechenzentren in Deutschland
Zwei Rechenzentren in Deutschland
Jeder Mandant erhält eine eigene Datenbank und eine eigene Subdomain. Ein Betrieb außerhalb Deutschlands findet nicht statt.
DATEV-Export für Ihre Kanzlei
RPS erzeugt den Buchungsstapel für Ihre Kanzlei sowie die Vorsteuerauswertung nach Monat und Steuersatz.
XRechnung und ZUGFeRD ohne Nacharbeit
Der strukturierte Teil der Rechnung wird ausgelesen und bleibt im Original erhalten, auch im Archiv.
Was der Rechnungseingang ohne System kostet
Der Aufwand entsteht dort, wo eine Rechnung liegen bleibt und niemand es bemerkt.
Rechnungen sind verteilt
Rechnungen kommen per Post, per E-Mail und über Lieferantenportale herein. Ohne zentrale Ablage weiß niemand, welche Rechnung bereits vorliegt und welche noch fehlt.
Freigaben bleiben liegen
Eine Rechnung wartet auf eine Unterschrift. Die zuständige Person ist im Urlaub und niemand sieht, an welcher Stelle der Vorgang steht. Bis die Rückfrage beantwortet ist, vergehen Tage.
Skonto verfällt
Drei Prozent auf eine Rechnung über 8.000 Euro sind 240 Euro. Der Abzug entfällt, wenn die Freigabe erst nach dem Ende der Skontofrist erfolgt.
Wie die Einführung abläuft
- 01
Demo an Ihren Rechnungen
Für die Demo lesen wir Ihre eigenen Belege ein. Sie sehen die Anwendung mit Ihren Kreditoren und Ihren Beträgen.
- 02
Einrichtung und Schulung
Die Freigabewege richten wir gemeinsam mit Ihnen ein und übernehmen den vorhandenen Kreditorenstamm. Danach folgt die Schulung der Beteiligten.
- 03
Rechnungen laufen ein
Rechnungen kommen per Upload oder über das angebundene IMAP-Postfach herein. Ab diesem Zeitpunkt läuft der Weg bis zur Zahlung in RPS.
Masken aus der Anwendung
Die Bilder zeigen die Anwendung vom Rechnungseingang bis zur Auswertung.
Was die Anwendung enthält
Alle Schritte zwischen dem Eingang einer Rechnung und der Überweisung laufen in derselben Oberfläche.
Automatische Erfassung
Betrag, Kreditor, IBAN und Fälligkeit stehen im Formular, bevor jemand die Rechnung öffnet. Papier und einfache PDFs liest die Texterkennung aus.
Mehrstufige Freigaben
Die Freigabe läuft mehrstufig nach Rollen. Jeder sieht, bei wem ein Vorgang gerade liegt und wie lange schon. Ist jemand abwesend, übernimmt eine andere berechtigte Person den Schritt.
Unveränderbare Ablage
Jede Rechnung wird unveränderbar abgelegt und jeder Schritt protokolliert. Das Rechnungseingangsbuch vergibt Nummern aus einem fortlaufenden Nummernkreis. Bei E-Rechnungen bleibt der strukturierte Teil im Original erhalten.
SEPA-Zahlläufe
Freigegebene Rechnungen werden zu einem Zahllauf zusammengefasst, Rechnungen mit ablaufendem Skonto zuerst. RPS erzeugt daraus die Datei für Ihr Banking.
Kreditoren und Stammdaten
Neue Lieferanten werden erkannt und dem Kreditorenstamm zugeordnet. Hinterlegte Zahlungskonditionen greifen bei der nächsten Rechnung von selbst.
Prüfung auf Zahlungsfehler
Doppelt eingereichte Rechnungen und eine vom Stammsatz abweichende IBAN werden vor der Freigabe angezeigt.
DATEV-Export
Das Rechnungseingangsbuch geht als Buchungsstapel an die Kanzlei. Dazu kommt die Vorsteuer nach Monat und Steuersatz.
App für iPhone und Android
Freigaben lassen sich unterwegs erledigen. Die App benachrichtigt Sie, sobald ein Vorgang zur Freigabe ansteht.
Anschluss an vorhandene Systeme
RPS ersetzt weder Ihre Kanzlei noch Ihre Bank noch Ihr Archiv. Es übergibt die Daten an diese Stellen.
DATEV
RPS erzeugt den Buchungsstapel für Ihre Kanzlei und die Vorsteuerauswertung nach Monat und Steuersatz. Enthalten ab Premium, sonst als Modul.
Bank und SEPA
Zahlläufe gibt RPS im Format pain.001.001.09 aus. Für einzelne Überweisungen steht ein GiroCode auf der Rechnung.
E-Mail-Postfach
Ein IMAP-Postfach lässt sich direkt anbinden. Rechnungen aus diesem Postfach landen im Eingang von RPS.
Betriebsprüfung
Für die Prüfung erzeugt RPS ein Paket mit den unveränderten Originalen, einer Auswertung als Tabelle und einem Link zu jedem Beleg.
Eigenes Archiv
Als Archivziel lässt sich ein WebDAV-Speicher hinterlegen. Freigegebene Belege werden dorthin übertragen.
REST-API
Die Schnittstelle ist mit einer OpenAPI-Beschreibung dokumentiert. Darüber binden Sie ein ERP oder eigene Anwendungen an.
Wenn ein Anschluss fehlt, den Sie brauchen, fragen Sie vor der Entscheidung danach.
Die E-Rechnungspflicht in drei Stufen
Die Pflicht greift nicht auf einmal. Welche Stufe wann für Sie gilt, hängt vom Umsatz des Vorjahres ab.
Seit 01.01.2025
Empfangen
Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen anderer inländischer Unternehmen annehmen und lesen können. Für diese Stufe gab es keine Übergangsfrist. Auch Kleinunternehmer sind erfasst.
Ab 01.01.2027
Versenden ab 800.000 Euro
Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, muss B2B-Rechnungen selbst als E-Rechnung ausstellen. Papier und einfaches PDF genügen dann nicht mehr.
Ab 01.01.2028
Versenden für alle
Die Umsatzgrenze entfällt. Ab diesem Datum stellen alle inländischen Unternehmen ihre B2B-Rechnungen elektronisch aus.
Welche Stufe gilt für Sie?
Die Angabe bleibt in Ihrem Browser. Es wird nichts gesendet.
Was RPS davon übernimmt
- XRechnung und ZUGFeRD werden strukturiert ausgelesen und in das Prüfformular übernommen.
- Der strukturierte Teil bleibt im Original erhalten, auch im Export und im Archiv.
- Dateien ohne verwertbaren Datenteil liest RPS über die Texterkennung aus. Woher die Daten stammen, aus dem Datensatz oder aus der Erkennung, wird an der Rechnung vermerkt.
- Die Ablage ist unveränderbar und jeder Schritt ist protokolliert.
Rechtsstand September 2026 nach § 14 und § 27 Abs. 38 UStG sowie den BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und vom 15.10.2025. Diese Angaben sind eine Einordnung und keine Steuerberatung. Ob Ihr Verfahren im Einzelfall den GoBD entspricht, beurteilt Ihre Kanzlei.
Verfügbarkeit laut SLA
Rechenzentren, beide in Deutschland
eigene Datenbank je Mandant
Aufbewahrung nach § 14b Abs. 1 UStG
Freigeben unterwegs
Die Apps für iPhone und Android enthalten den Funktionsumfang der Web-Anwendung. Dazu kommt der Kamerascan für Belege vor Ort.
Für iPhone und Android
Belege scannen
Die Kamera nimmt den Beleg auf. RPS erfasst ihn und startet den hinterlegten Freigabeweg.
Voller Funktionsumfang
Auf dem Telefon stehen dieselben Funktionen zur Verfügung wie am Arbeitsplatz, von der Prüfung bis zum Zahllauf.
Benachrichtigungen
Die App meldet eine Zuweisung, eine wartende Freigabe oder eine ablaufende Skontofrist, auch wenn sie geschlossen ist.
Mehrere Mandanten
Sie wechseln zwischen mehreren Firmen, ohne sich jedes Mal neu anzumelden.
Sicherer Zugriff
Die Zugangsdaten liegen im verschlüsselten Schlüsselbund des Geräts, getrennt von anderen Apps.
Lizenz und laufender Betrieb
Der Preis besteht aus zwei Posten. Sie kaufen eine Lizenz mit zehn Jahren Laufzeit und schließen dazu einen Vertrag über den laufenden Betrieb.
Einmalig
Lizenz für zehn Jahre
Der Lizenzbetrag fällt einmal an. Die Nutzung läuft zehn Jahre, unabhängig davon, wie viele Rechnungen in dieser Zeit durchlaufen.
- Voller Funktionsumfang der gewählten Ausbaustufe über die gesamten zehn Jahre
- Kein Abonnement und keine jährliche Anpassung des Lizenzbetrags
- Eine höhere Ausbaustufe lässt sich später wählen, das bereits Gezahlte wird angerechnet
- Nach zehn Jahren Verlängerung zu den dann gültigen Konditionen
Laufend
Hosting, Wartung und Updates
Der Betrieb wird getrennt abgerechnet, weil sein Umfang sich mit Ihrem Volumen ändert. Er deckt alles ab, was nach dem Kauf anfällt.
- Betrieb in zwei Rechenzentren in Deutschland, mit Sicherung und Überwachung
- Alle Updates sowie die Anpassung an neue gesetzliche Vorgaben
- Support mit benanntem Ansprechpartner
- Archivspeicher für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von acht Jahren
Was den laufenden Betrag bestimmt
Vier Größen bestimmen den laufenden Betrag. Welche Werte für Sie angesetzt werden, steht im Angebot. KI-Token und Archivspeicher sehen Sie jederzeit in der Anwendung unter Einstellungen.
Belege pro Monat
Abgerechnet wird die Zahl der Belege, die tatsächlich verarbeitet wurden. Eine im Voraus geschätzte Menge spielt keine Rolle.
KI-Token
Token fallen nur für Papier und einfache PDFs an, je Arbeitsschritt mit KI. XRechnung und ZUGFeRD werden ohne KI ausgelesen.
Nutzer
Gezählt wird, wer prüft, freigibt oder bucht. Wer nur benachrichtigt wird, zählt nicht mit.
Archivspeicher
Abgerechnet je angefangenem Gigabyte. Eine Rechnung belegt im Mittel rund 250 KB, in ein Gigabyte passen also etwa 4.000 Belege.
Ausbaustufen der Lizenz
Der Funktionsumfang, den Sie einmalig kaufen. Jede Stufe enthält den Umfang der darunterliegenden.
Basic
Für kleine Teams mit überschaubarem Rechnungsvolumen.
Enthalten
- Erfassung von XRechnung und ZUGFeRD, PDF über Texterkennung
- Anbindung eines IMAP-Postfachs
- Einstufige Freigabe
- Unveränderbare Ablage mit Rechnungseingangsbuch
- Ticket-Support mit Reaktion innerhalb von 72 Stunden
Advanced
Für Teams, in denen mehrere Personen nacheinander prüfen.
Enthalten
- Alles aus Basic
- Mehrstufige Freigabe nach Rollen
- SEPA-Zahlläufe
- Auswertungen zu Volumen und Laufzeiten
Premium
Der volle Funktionsumfang der Anwendung.
Enthalten
- Alles aus Advanced
- Etiketten mit Barcode für Lieferscheine
- REST-API mit OpenAPI-Beschreibung
- Support per Telefon mit Vorrang
- Benannter Ansprechpartner
Enterprise
Für Häuser mit eigenen Anforderungen an Anbindung und SLA.
Enthalten
- Alles aus Premium
- Mehr als 50 Nutzer oder 1.000 Rechnungen im Monat
- Individuelle Anbindung und eigenes SLA
- Benannter Kundenbetreuer
Bedingungen
- Warum hier kein Preis steht
- Der laufende Betrag hängt vom Belegvolumen ab und lässt sich ohne Ihre Zahlen nicht angeben. Den Betrag für Ihr Haus nennen wir im Angebot.
- Was das Angebot kostet
- Das Angebot ist kostenfrei. Dafür benötigen wir Ihre ungefähre Belegzahl je Monat, die Zahl der freigebenden Personen und den Anteil an Papierbelegen.
- Was Ihnen gehört
- Ihre Daten gehören Ihnen. Sie exportieren den gesamten Bestand jederzeit vollständig, auch am Ende der Zusammenarbeit. Dafür fällt kein Entgelt an.
- Laufzeiten
- Die Lizenz läuft zehn Jahre. Laufzeit und Kündigungsfrist des Betriebsvertrags stehen im Angebot, bevor Sie unterschreiben.
Angebot mit beiden Posten
Nennen Sie uns Ihre Belegzahl je Monat und die Zahl der freigebenden Personen. Sie erhalten ein Angebot, in dem die Lizenz und der laufende Betrieb getrennt ausgewiesen sind.
Das Angebot kommt schriftlich. Ein Anruf erfolgt nur auf Ihren Wunsch.
Häufige Fragen
Demo mit Ihren eigenen Rechnungen
Schreiben Sie uns, worum es geht. Sie erhalten innerhalb von 24 Stunden eine Antwort.